Según algunos estudios, cada trabajador malgasta 67 minutos al día en
buscar documentación clave para su trabajo. El motivo es la clasificación
inadecuada de los documentos, la falta de ella o el extravío.
Entre los principales “ladrones de tiempo” de los trabajadores se
encuentra la búsqueda de información. Según un estudio recogido por la
plataforma de gestión documental OpenKM, los empleados emplean más de un 36% de
su jornada laboral buscando información relevante para su trabajo. Por su
parte, cada trabajador desperdicia hasta 67 minutos al día en la búsqueda de
documentación necesaria.
Esta pérdida de tiempo, invertido en buscar un documento que está mal
archivado o bien perdido, supone un elevado coste para las empresas. A esto se
le añade las horas que se malgastan en clasificar de modo manual dicha
documentación con los errores que pueden darse.
Del mismo modo, desde OpenKM indican que el 7,5% de los documentos
archivados en papel se pierden y que el 3% está mal archivado. Además, el 90%
de los documentos que se consultan diariamente se manejan sin ningún tipo de
gestión apropiada para su custodia.
Disponer de la información clave para el desarrollo normal del trabajo
es clave para una óptima gestión del tiempo y un aumento de la productividad.
Pero también para ahorrar costes. Así, la implementación de una herramienta de
gestión documental permite a las empresas un ahorro anual de más de 1.200€ por
departamento en costes y hasta 150 horas debido a la simplificación y
racionalización del flujo interno de los documentos.
Fuente: Silicon Week
